おにぎりだもの

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全社畜に読んでほしい 仕事の引き継ぎで苦しまないためのコツ

みなさんこんにちは!自称引き継ぎマスターおにぎり(@dreamingjewels1)です!4月は異動の季節ですね。新しい会社に入る、部署が変わる、業務内容が変わる、と社会人なら異動・転勤等で仕事内容がガラッと変わる季節。

 

会社勤めなら、たいてい異動の際に「前任者からの引継ぎ」を受けるものですが、その引き継ぎが上手くいかなかった場合、後任の人は苦しむことになります。わたしも苦しんだ経験が何回かあります。

 

でも受け側のノウハウって見たことないですよね。おにぎりは何回か引き継ぎに失敗して傷だらけになった経験から、何とか成功させるコツにたどり着きました。引き継ぎに失敗して、後任者の人が苦しむことが少なくなるように、コツをまとめておきます。

 

 

仕事の引き継ぎで苦しまないためのコツ

f:id:onigiri777:20180410081923j:plain最初に書いておきますが、引き継ぎが完了した後には全く役に立たないコツです。「これから引き継ぐ」、「引き継ぎ中」のいずれかのステータスでしか使えません。要するに引き継ぎ完了時に負けたら、あとで挽回できないということです。ぜひ事前にご一読いただけると嬉しいです。

 

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引き継ぎの目的をはっきりさせる

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引き継ぎの目的は何でしょうか?それは、「前任者がやっていた仕事を、同等かそれ以上のレベルで後任者が出来るようになること」です。前任者の作業概要を聞く、手順書を読むだけで、この目的が達成できるでしょうか?できないですよね。

 

まずは、この目的を達成するんだ!ってことをしっかり肝に銘じて、引き継ぎにのぞみましょう。 目的を達成するまで、前任者に食らいついて離れないくらいの勢いでいきましょう。スッポンを自分に憑依させましょう。

 

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分からない・できないことははっきり言う

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引き継ぎをしていて、分からない・できないことが必ず出てくると思います。前任者の人は慣れているので、引き継ぎ書に明文化していないこと、「見りゃ分かるだろう」と説明していないことが多々あるからです。

 

分からない・できないことがあったら、引き継ぎ期間中に必ずハッキリ言いましょう。前任者には後任者がスムーズに作業に入れるよう、きちんと引き継ぎをする責任があるのです。後任者に分からない・できないと言われたら、前任者は後任者が分かる、できる状態にする必要があるのです。

 

前任者に責任をきちんと果たしてもらいましょう。そのためには遠慮せずに、相手の引き継ぎマニュアルや口頭説明のうち、一言一句たりとも不明箇所を残してはいけません。引き継ぎに関しては、決して物分りのいい人間にならないことです。

 

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 一時的に評価が下がることを恐れない

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引き継ぎのときに「分からない、できない」を連発したら、能力が低いヤツと思われて評価を下げられるんじゃないかと心配になるかもしれません。その通りです。「うるさいヤツ」、「能力が低いヤツ」、「教えてちゃん」と思われます。

 

でも、前任者がやっていた仕事を、同等かそれ以上のレベルで出来る状態になってないのに、作業を始めたらどうなるでしょうか?

 

「最近引き継いだばかりなので分かりません」、「初めてなのでまだできません」を連発することになります。そう言いたい気持ちはよく分かります。でもお客さんや、仕事を頼む側からしたら、「そんなん知らねえよ」なんですよ。

 

組織全体の作業効率が低下するし、「ちゃんと引き継ぎを受けたのにできないヤツ」とあなたの評価が下げられます。引き継ぎ時に「分からない」と言ったときより、大きく評価が下がります。

 

引き継ぎを完了したということは、前任者が持っていた作業責任を、全部引き受けたということになります。一度引き受けた仕事がヤッパリできませんってなると、評価が下がるのは当然ですよね。

 

分からないことを分からないというのは、恥ずかしいことではありません。むしろ仕事への誠意がある態度です。それを言うことで引き継ぎを手厚くしてもらえば、組織全体の作業効率が下がることはないからです。一時的に評価が下がることを恐れずに「分からない、できない」ことは、ハッキリ発言してクリアにしておきましょう。

 

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上司を巻き込もう

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そんなに前任者に聞きまくったらブチ切れられるのでは。。。と心配する人もいるでしょう。良くあることです。わたしもブチ切れられたのは1度や2度ではありません(遠い目)。前任者がノリで適当な仕事をしていた場合、後任者に説明しきれずにブチ切れるのです。

 

こうなったら当事者間では解決できません。上司に報告しましょう。あくまで前任者を責める言い方ではなく、「自分の理解が追いつかないので、この部分を詳しく教えてほしい」というやんわりとした言い方です。

 

ここでの目的は、「引き継ぎが完全に終わっていないこと」を上司に認識してもらうことです。

 

引き継ぎ期間完了後にも、前任者にサポートしてもらえるような体制を、何とか作ってもらいましょう。口約束ではダメです。サポートしてもらう日時の予定を、しっかり押さえてください。予定を取る際には、上司もCCに入れてメールしましょう。前任者がサポートから逃げるのを防止するためです。

 

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前任者が逃げ切ろうとしたら

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unsplash-logo Joshua Ness

もし前任者が適当な引き継ぎをして、サポートの約束もブッチして逃げ切ろうとしたら、即上司に報告してください。特に退職者の引き継ぎを受ける際には、前任者に逃げ切られる可能性が高いです。きちんと引き継ぎ完了しないと作業品質が低下することを、早め早めに上司に伝えてください。

 

この世の果てまで追いかけて、引き継ぎを完了させるよう上司に動いてもらいましょう。もし上司が、前任者の逃げ切りを認めるならば、それは上司が作業品質の低下を認めたことになります。

 

ここでのポイントは、引き継ぎ未完了による、作業品質低下の責任を上司にとらせることです。あなたが誰にも言わずに前任者が逃げ切るのを黙認したら、あなたが全責任をとることになります。

 

全責任を取らされたあなたは必要以上に苦しむ羽目になります。そうなる前に自分の身は自分で守りましょう。

 

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 まとめ

仕事の引き継ぎで苦しまないためのコツのおさらいです。

  • 引き継ぎの目的は「前任者がやっていた仕事を同等かそれ以上のレベルで後任者が出来るようになること」と認識する。
  • 分からない・できないことをハッキリ言うのは、仕事に対する誠意の表れである。
  • 一時的に評価が下がることを恐れない。先送りにすると、さらに自分の評価が下がる。組織全体の作業効率が下がる。
  • 引き継ぎ時に前任者がブチ切れたら上司を巻き込む。
  • 前任者が逃げ切ろうとしたら、責任を上司に取らせる。

 

これから引き継ぎを受ける方の参考になればうれしいです!

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