こんにちは！おにぎりです！
会社員なら逃れられないもの、それは会議。
複数人が参加する会議だと、なんとなくダラダラ会議時間が長引いて結局何も決まらなかった。。。なんて非効率なことがよくありますよね。
私は大企業で20〜50人程度の会議の運営を6年間やった経験があり、会議の効率化については試行錯誤してきました。
例えば10分の無駄でも、50人が参加している会議なら500分の無駄。実に8時間30分をロスするのです。えっそれ1日分の仕事時間じゃんw
この会議では無駄をなくして生産効率が高い会議をするための方法をまとめます！
会議を効率化して無駄をなくすための進め方とは？
会議の生産効率を上げるためにやるべき準備
- 会議の目的を決める
- 会議の参加者を決める
- アジェンダを決める
- 会議資料は事前に展開する
- 会議開催前にリマインドメールを送って参加者が全員揃うようにする
- 資料が複数あるときは番号を振る
- 発散しそうな内容は事前にキーマンに根回ししておく
- タブレットや電話会議システムなど、会議に使う機材は事前に動作チェックをしておく
ざっとこれくらいの準備をしておけば、ある程度は効率的な会議を行うことができます。
特に一番重要なのは会議の目的決めです。決定・情報共有・ディスカッションなどの粒度で構わないので、必ず目的を決めましょう。
目的がはっきりしない会議はやることが目的になってないか、今一度見直してみましょう。
効率的な会議運営をするためのファシリテートとは
会議運営にあたってファシリテーター、タイムキーパー、議事録係を誰にするかまず決めておきましょう。
特にファシリテートが会議の生産性を左右すると言っても過言ではありません。
会議のファシリテートで心がける点をまとめます。
- 会議メンバー全員がトピックについてこれるように話す
- メンバーの心理的安全を保つ
- 個人攻撃や吊るし上げが始まったら止める
- その場で誰が・何を・いつまでにするか決める
- 決まらないなら、いつまでに決めるか決める
- 会議の最後には、会議中に決まったことについて全員で認識合わせをする
- 終わりの時間は必ず守る
特に重要なのは1です。
トピックについてこれない人がいると、その人が会議に出席している意味がなくなってしまいます。
ファシリテーターは常に、発言者が何について話しているか、明確にするように心がけてください。
やり方は簡単で、発言者が話題にあげているトピックが、どの資料のどの部分に書いてあるか質問する、書いてない場合には何について話しているか質問するだけです。
割と発言者は、自分と他人が同じものを見ているはずだという認識でいきなり話し出すので、ほかの人がついてこれないことが多いんですよね。
あとは、メンバーの心理的安全を守ること。個人攻撃や吊るし上げが始まりそう、もしくは始まったら、速やかに攻撃対象を人から問題へシフトしましょう。
「〇〇さんを責めているわけじゃなくて、■■について経緯を確認したいだけなんですよね」と言った形で、発言者をやんわりけん制すると、大抵おとなしくなります。
会議の効率化のために会議後にやるべきこと
- 議事録と修正資料を即展開する
- 会議運営メンバーで集まって短時間でも振り返りを行い、次回の会議に向けて効率化を行う
時間が経てば経つほど人間の記憶は薄れていくものなので、議事録と修正資料は会議後に即展開しましょう。
また、15分程度でも良いので会議運営メンバーで集まって、会議の運営の振り返りをするといいです。
どんなささいなことでも構いません。例えば、会議人数が多い時はマイクの本数を増やすとか、情報量があまりにも多くタブレットで見切れてしまう資料だけはA3で印刷するとか。
次回の会議に向けて1つでも効率改善の施策を行えるようにしましょう。
無駄が増えれば増えるほど、残業も増えていくので、効率改善の小さな積み重ねを地道にしていく必要があります。
まとめ 会議を効率化して無駄をなくすための進め方
- 会議は準備が7割。会議の目的は絶対に決めておくこと。
- なんとなくやっている定例会議は目的を見直すこと。
- 会議中のファシリテーターは、会議メンバーが共通認識を持てること、会議メンバーの心理的安全を確保できることを心がける。
- 会議後に議事録と資料は即展開する。
- 次回の会議に向けて、1つでも効率改善の施策を行う。
いかがでしたか？
眠いなー、つまんないなーなんて思っていると会議の時間は無駄でしかありません。
しかし会議運営のスキルを身につければ、どの会社に行ってもポータブルスキルとしてとっても役に立ちます。
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私は転職サイトに登録してから、じゃんじゃん送られて来るスカウトメールをよくチェックしていました。
会議での合意形成能力がありますって、自分のスキルの登録情報に書いたのですが、そのような調整能力も必要とされる求人が多くありました。
まさか、このスキルが評価されると思ってなかったので少し驚きましたがw
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あなたの仕事人生が豊かなものになりますように！