早く仕事を終わらせたいのに、全然時間が足りない。やってもやっても仕事が減らない。毎日残業しないと間に合わない。。。なんて悩んでいませんか？
私も以前はそうでした。今は「仕事が早い」と良く言われます。転職してまだ1ヶ月程度ですが、さっさと仕事を終わらせてます。残業している上司や同僚を尻目に定時上がりすることが多いです。
仕事を早く終わらせるためのコツは、毎日の仕事に対するほんの小さな心がけをするかしないかです。一番大事なのは終わりの時間を決めることです。
この記事では、私がやっている仕事を早く終わらせるコツをまとめます。
仕事を早く終わらせて残業しないコツ！終わりの時間の設定が一番大事！
仕事を早く終わらせるコツ① 1日のやることリストを手書きで作る
まず朝いちばんにやるべきことです。１日のやることリストを手書きで作りましょう。パソコンで打ち込むより、手書きの方が早いです。やることリストを書き出したら、期限・作業量を確認し、どのタスクからやって行くのか決めましょう。
仕事を早く終わらせるコツ② 終わりの時間を決める
１日のやることリストが完成したら、どれくらい時間がかかるのか見積もりましょう。「今日は定時内で終われそう」、「1時間くらいは残業が必要」などざっくり終わりの時間が見えたら、それを今日の仕事終わりの時間として設定しましょう。
できれば一つ一つのタスクについて、終わりの時間が設定できるとベターです。
仕事を早く終わらせるコツ③ スキマ時間を有効活用する
上司と話しているのに他の人が割り込んできた、会議開始時間になってもまだこない人がいる、などなど、ちょっとした待ち時間が発生することがありますよね。そんなスキマ時間も有効活用しましょう。5分あれば簡単なメールなら返せるでしょうし、資料の修正もできるでしょう。
しかし、スキマ時間に割り込みの仕事が来たら、迷わず断ってください。
仕事を早く終わらせるコツ④ 情報共有をこまめにする
仕事について自分だけで抱えず、周囲の人との情報共有はなるべくこまめに行いましょう。特に悪い情報ほどきちんと伝えておきましょう。なぜなら、いきなり仕事を振られると、嫌がる人が多いので説明に時間がかかってしまいます。
ちょっとずつ頭出しをしておくと、スムーズにお願いを聞いてもらえる可能性が高まります。
仕事を早く終わらせるコツ⑤ 会議の事前準備は念入りにする
複数人が集まっての会議での脱線や無意味な議論ほど、時間が無駄になるものはありません。効率が悪い会議を減らすために、事前準備は念入りに行いましょう。会議の目的を明確にする、資料を事前に送付する、定刻通りに開始して定刻通りに終わるのは必須です。
仕事を早く終わらせるコツ⑥ なるべく移動時間を減らす
就業時間中の移動時間は極力減らしたいですよね。私は普段の仕事場以外の場所に移動が必要な場合には、朝イチで直行するか、夕方に行って直帰するかの2択です。また、テレフォンカンファレンスやスカイプが使用可能なら、必ず使います。
仕事を早く終わらせるコツ⑦ 一度やった仕事はマニュアル化・テンプレ化する
一度やった仕事は手順をまとめてマニュアル化しておく、一度作った資料やメールはテンプレ化しておく。このマニュアル化、テンプレ化をやっておくと、次回の作業時間がグッと短縮できます。
繁忙期に人に仕事を振らないといけなくなった場合でも、マニュアルやテンプレを渡して簡単に説明するだけで引き継ぎができるので時間の節約になります。
仕事を早く終わらせるコツ⑧ 次の日の仕事に少しだけ手をつけておく
人間は誰しもゼロのものをイチにするのは「面倒くさいな」と感じます。でも0.5のものをイチにするなら、ほんの少しの手間で済むように感じませんか？
明日の自分が仕事に取りかかりやすくするために、次の日の仕事に少しだけ手をつけておきましょう。使う資料を印刷する、作成するメールの件名だけ書いて下書きフォルダに保存する、など手間のかからないことでOKです。
仕事を早く終わらせるコツ⑨ しっかり休む
昼休みにもぶっ続けで働いている人や、残業や休出を続けている人がいますが、頭脳労働者としては非常に非効率な働き方です。マラソンで走り続けたら足が疲れるように、仕事をぶっ続けてやっていると脳が疲れます。
昼休みや土日はしっかり休んで、脳の疲れを取りましょう。70%程度しかパフォーマンスが出ない脳でダラダラ仕事をするより、100%パフォーマンスを出せる脳で仕事に取り組んだほうが絶対に効率が良いです。
まとめ 仕事を早く終わらせて残業しないコツ！
仕事を早く終わらせるコツ9つをまとめました。いちばん大事なのは終わりの時間を決めることです。
終わりの時間までの間をどれだけ有効に使えるかは、9つのコツを心がけることができるかにかかっています。
全部一気にやるのが難しければ、まずは①、②、③から試してみてくださいね。3ヶ月くらいで、だんだん作業効率が改善してきますよ！
あなたの仕事人生が実り豊かなものになりますように！