仕事を早く終わらせても、ミスだらけだとやり直しになったり、怒られたりと余計に手間がかかりますよね。
作業のスピードを早くしつつ、正確なアウトプットを出したい！これは会社員なら誰でも望む仕事のやり方ではないでしょうか。
とはいえ、正確さを両立するのって難しいですよね。私もこのジレンマには長らく悩まされました。
20年近くの社会人生活を経て、仕事を早く・正確にミスなく行うには、仕事を「早く」してから、「正確にする」の二つのパートに分ければいいことに気付きました。
今回の記事では仕事を早く正確にミスなくこなすための簡単なコツをシェアします。
仕事を早く正確にミスなくこなすための簡単なコツ！
仕事を早く正確にミスなくこなすための簡単なコツ① タスクを最小単位まで分解する
例えば、資料作成の仕事をするとき。資料作成を行うためのタスクを最少単位まで分解しましょう。
資料作成するためのインプットの収集→作業準備→資料整理→セルフチェックなど、ざっくり４段階程度に分けます。この最少単位まで分けたタスクの一つ一つに集中して作業することが仕事を早くするコツです。
仕事を早く正確にミスなくこなすための簡単なコツ② 仕事を「早くする」→「正確にする」の２段階に分ける
仕事を早く正確に行うためには、仕事を「早く」する段階と、「正確に」する段階に分けましょう。「早く正確に」同時に行うことは無理です。
①の方法で資料作成のタスクが終わったら、セルフチェックの段階に入りますね。資料作成の段階では早く作成することに注力し、セルフチェックでは正確性を高めることに集中します。
人間は一度に複数のタスクを並行して行うことは難しいのです。同じ資料に対してのタスクでも「早く」と「正確に」は別タスクとして実行したほうが効率が良くなります。
仕事を早く正確にミスなくこなすための簡単なコツ③セルフチェックは時間をおいて2回やる
仕事のミスをなくすためには、セルフチェックは2回やりましょう。人間は慣れる生き物なので、全く同じことをすると無意識に手を抜いてしまいます。セルフチェックも同じです。
無意識の手抜きを避けるために、1回目と2回目のセルフチェックの間は1、時間以上は空けること。1回目はパソコンの画面でチェックして、2回目は紙でチェックするなど、チェック方法を変えることをオススメします。
1回目は自席でチェックして、2回目は会議スペースでチェックするなど、場所を変えるのも有効です。
セルフチェックを2回行ったら、かなり品質が高いアウトプットができているはずです。満を持して報告しましょう！
まとめ 仕事を早く正確にミスなくこなすための簡単なコツ！
- 作業を最少単位までタスク分解する
- 一つ一つのタスクに専念する
- 仕事を「早く」する、仕事を「正確に」するもそれぞれ1つのタスクとして順番に行う
- ミスをなくすためにセルフチェックは2回行う。
- セルフチェックの1回目と2回目の間は、小一時間くらいは空ける
- セルフチェックの1回目と2回目は別の場所で行うなど、変化をつけることで、無意識の手抜きを防ぐ
いかがでしたか？簡単なコツですが、効果は絶大です。ぜひ試してみてくださいね！