ホワイトカラーの仕事と資料作成は切っても切れない関係ですよね。
上司に作業報告をするにも資料が必要。クライアントに営業するにも資料が必要。経営層に予算承認をもらうにも資料が必要。
つまり会社員にとって、資料の作成スキルとは必須のスキルなのです。とはいえ、見やすい・分かりやすい資料作りって難しいですよね。
丸1日かけて頑張って作った資料を上司に見せたら、一瞬でハイ却下！なんて経験はありませんか？わたしはあります。自分は「これでOK！」と思うところまで資料を作りこんでいるのに、なぜダメ出しされるのか全く分かりませんでした。資料作成には相当苦しみましたね。
そんな私でしたが、何度も失敗を繰り返した結果、いまではわかりやすい資料を作成することができるようになりました。他部署の人からもレビューの依頼をもらうくらい、資料作成スキルには定評を頂けています。
今回は分かりやすい・見やすい資料作りのコツと、めちゃくちゃ参考になる「分かりやすい表現の技術」という本をご紹介します！
仕事の資料作成が苦手だからできないときの対処法！見やすい資料作りのコツ
仕事の資料作成が苦手になる理由
まず、どうして仕事の資料作成が苦手になるのか考えてみましょう。それは自分が伝わると思って作成した資料が相手に理解してもらえないという辛い経験をしたからでしょう。
では、なぜあなたの資料は相手に理解してもらえなかったのでしょうか。あなたはコレで伝わると思って書いてるのに。それはあなたと相手が違う人間だからです
資料の読み手と書き手の物の見方のギャップが伝わらない原因
書き手と読み手が違う人間だから、資料の内容が伝わらない。何を言ってるかわからないと思うので、例え話をします。
あなたは金魚鉢がある部屋にいます。金魚鉢の中には金魚がいます。さて、あなたから見えている部屋と、金魚鉢の中から金魚が見ている部屋は全く同じでしょうか？
同じな訳ないですよね。一方は直立してフラットに部屋を見ている。金魚はガラスの中から屈曲した部屋を見ている。そもそも人間と金魚の目の構造も別物です。両者の物の見方は全く違うのです。
人間と金魚ほど極端ではないですが、資料の読み手は決してあなたと同じ物の見方はしてくれません。このギャップを認識していないから、自分の物の見方に沿った資料作成をしてしまい、結果的に相手に伝わらないのです。
分かりやすい資料を作るための究極のコツは、相手の物の見方を理解すること
分かりやすい資料を作成するためのコツは、自分と相手の物の見方のギャップを埋めること。つまり、とことん相手の物の見方に寄り添った資料を作成することです。
例えば、上司に新しい企画をプレゼンするための資料を作成する場合。上司が企画の対象にしている事柄について、どれくらい前提知識があるのかで、資料をどれくらい詳しく書くかが変わってきますよね。
まず、自分が作成しようとしている資料の題材についての相手の認識度合いを理解すること。理解が正しければ正しいほど分かりやすい資料になります。
分かりやすい資料作成のための細かいコツ
分かりやすい資料を作成するにあたって、実際に手を動かす時のコツです。非常に基本的なコツですが、割とできていない人が多いです。
大から小へ概観から詳細に入る
資料の冒頭にこの資料は何についての資料なのか、１行で書く。もしくは数ページに渡す資料なら、冒頭に見出しとページ番号をまとめた目次を一枚つける。資料は必ず大きく全体を相手に把握させしてもらってから、細かい説明に移るような構成にしましょう。
資料での目の動線は、上→下と右→左
相手が資料を読むときの目の動線に気を配りましょう。基本は上から下、右から左です。新聞の構成をイメージしてください。大抵の人はこのような動線で資料を確認しているので、これに反する目の動きをしないと読めない資料は理解されづらいです。
文章を書くときは、一文を短くする
文章で何かを伝えようとするときは、できるだけ一文を短くしましょう。長い文章は相手の体力を奪います。そして「読む」ではなく、「見る」ようになってしまいます。「見る」モードになってしまった相手に、資料を理解してもらうのは、ほぼ不可能です。
分かりやすい・見やすい資料を作成するために役立つオススメ本
分かりやすい・見やすい資料を作成するためのコツがもっと知りたい方へのオススメ本を紹介します。
資料作成に関する書籍はたくさんありますが、わたしが一番役に立つと感じた本はこちらです。プレゼン資料、取扱説明書、チラシなどなど、世の中には沢山の「資料」が存在します。それらの「資料」個別の形式や目的によらない、共通的・普遍的な「分かりやすい表現」のエッセンスがまとめられた本です。
まとめ 仕事の資料作成が苦手だからできないときの対処法！見やすい資料作りのコツ
- 資料を読み手に理解してもらえないのは、自分と相手の物の見方についてのギャップが認識できていないから。
- 読み手がどのような物の見方をしているのか、資料の題材についてどのような認識を持っているのか、正確に理解するのが分かりやすい資料作成のためには一番大事。
- 読みやすい資料作成のコツは、大→小の構成、上→下・右→左の動線、短い一文を意識すること。
資料作成スキルはどの会社に転職しても役に立つポータブルスキルです。ぜひ身につけておきましょう。
資料作成スキルを身につけるには、時間はかかりますが、トライ＆エラーを重ねるしかありません。しかし、この記事にまとめたコツと、「分かりやすい表現の技術」を知っていれば、他の人より頭一つ飛び抜けた資料を作成できるようになりますよ！
この記事があなたの資料作成の参考になれば嬉しいです！